12 paprastų gudrybių, kaip greičiau atlikti darbus programoje „Excel“

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-01-13 02:18

Kaip greitai pridėti duomenų, sukurti išmaniąją lentelę arba išsaugoti neišsaugotą failą.

1. Greitai pridėkite naujų duomenų į diagramą

Jei nubrėžtos diagramos lape atsiranda naujų duomenų, kuriuos reikia pridėti, galite tiesiog pasirinkti diapazoną su nauja informacija, nukopijuoti (Ctrl + C) ir įklijuoti tiesiai į diagramą (Ctrl + V).

2. Blykstės užpildymas

Tarkime, kad turite pilnų vardų sąrašą (Ivanovas Ivanas Ivanovičius), kurį turite paversti sutrumpintais vardais (Ivanovas I. I.). Norėdami tai padaryti, jums tereikia ranka pradėti rašyti norimą tekstą gretimame stulpelyje. Antroje ar trečioje eilutėje „Excel“bandys numatyti mūsų veiksmus ir automatiškai atliks tolesnį apdorojimą. Tereikia paspausti Enter klavišą, kad patvirtintumėte, ir visi pavadinimai bus nedelsiant konvertuoti. Panašiai galite išgauti vardus iš el. pašto, klijuoti pavadinimus iš fragmentų ir pan.

3. Kopijuoti nelaužant formatų

Greičiausiai žinote apie magišką automatinio užbaigimo žymeklį. Tai plonas juodas kryželis apatiniame dešiniajame langelio kampe, kurį patraukę galite kopijuoti langelio turinį arba formulę į keletą langelių vienu metu. Tačiau yra vienas nemalonus niuansas: toks kopijavimas dažnai pažeidžia lentelės dizainą, nes nukopijuojama ne tik formulė, bet ir langelio formatas. To galima išvengti. Iš karto patraukę juodą kryželį spustelėkite išmaniąją žymą – specialią piktogramą, kuri atsiranda apatiniame dešiniajame kopijuojamos srities kampe.

Jei pasirinksite parinktį Pildyti be formatavimo, „Excel“nukopijuos formulę be formatavimo ir nesugadins išdėstymo.

4. Duomenų iš Excel skaičiuoklės atvaizdavimas žemėlapyje

Programoje Excel galite greitai parodyti savo geoduomenis interaktyviame žemėlapyje, pvz., pardavimą pagal miestą. Norėdami tai padaryti, eikite į „Office Store“skirtuką „Įterpti“ir iš ten įdiekite „Bing Maps“papildinį. Tai galima padaryti svetainėje spustelėjus mygtuką Gauti dabar.

Pridėję modulį, galite jį pasirinkti iš išskleidžiamojo sąrašo Mano programos skirtuke Įterpti ir įdėti jį į darbalapį. Belieka pasirinkti langelius su duomenimis ir žemėlapio modulyje spustelėti mygtuką Rodyti vietas, kad pamatytumėte mūsų duomenis. Jei pageidaujate, įskiepio nustatymuose galite pasirinkti diagramos tipą ir rodytinas spalvas.

5. Greitas šuolis į reikiamą lapą

Jei failo darbalapių skaičius viršija 10, juose bus sunku naršyti. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį lapo skirtukų slinkimo mygtuką apatiniame kairiajame ekrano kampe. Pasirodys turinys ir galėsite akimirksniu pereiti prie bet kurio norimo lapo.

6. Konvertuokite eilutes į stulpelius ir atvirkščiai

Jei kada nors teko ranka perkelti langelius iš eilučių į stulpelius, įvertinsite šį triuką:

1. Paryškinkite diapazoną.
2. Nukopijuokite jį (Ctrl + C) arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Kopijuoti“(Kopijuoti).
3. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite langelį, kuriame norite įklijuoti duomenis, ir kontekstiniame meniu pasirinkite vieną iš Specialiojo įklijavimo parinkčių – piktogramą Transponuoti. Senesnėse „Excel“versijose šios piktogramos nėra, tačiau problemą galite išspręsti naudodami specialų įklijavimą (Ctrl + Alt + V) ir pasirinkę parinktį „Perkelti“.

7. Išskleidžiamasis sąrašas langelyje

Jei kurioje nors ląstelėje turėtų būti įvestos griežtai apibrėžtos vertės iš leidžiamo rinkinio (pavyzdžiui, tik "taip" ir "ne" arba tik iš įmonės padalinių sąrašo ir pan.), tada tai galima lengvai organizuoti naudojant išskleidžiamajame sąraše.

1. Pasirinkite langelį (arba langelių diapazoną), kuriame turėtų būti toks apribojimas.
2. Spustelėkite mygtuką „Patvirtinimas“skirtuke „Duomenys“(Duomenys → Patvirtinimas).
3. Išskleidžiamajame sąraše „Tipas“(Leisti) pasirinkite parinktį „Sąrašas“(sąrašas).
4. Lauke „Šaltinis“nurodykite diapazoną, kuriame yra elementų nuorodos variantai, kurie vėliau iškrenta įvedant.

8. Išmanusis stalas

Jei pasirinksite diapazoną su duomenimis ir skirtuke „Pagrindinis“spustelėkite „Formatuoti kaip lentelę“(Pagrindinis → Formatuoti kaip lentelę), mūsų sąrašas bus paverstas išmaniąja lentele, galinčia atlikti daug naudingų dalykų:

1. Automatiškai ištempia, kai prie jo pridedamos naujos eilutės arba stulpeliai.
2. Įvestos formulės bus automatiškai nukopijuotos į visą stulpelį.
3. Tokios lentelės antraštė automatiškai fiksuojama slenkant, joje yra filtravimo ir rūšiavimo mygtukai.
4. Tokios lentelės skirtuke „Dizainas“galite pridėti sumų eilutę su automatiniu skaičiavimu.

9. Sparklines

Sparklines yra miniatiūrinės diagramos, nubrėžtos tiesiai į langelius, kurios vizualizuoja mūsų duomenų dinamiką. Norėdami juos sukurti, spustelėkite mygtuką Linija arba Stulpeliai skirtuko Įterpti grupėje Sparklines. Atsidariusiame lange nurodykite diapazoną su pradiniais skaitiniais duomenimis ir langelius, kuriuose norite rodyti sparklines.

Paspaudus mygtuką „Gerai“, „Microsoft Excel“sukurs juos nurodytose ląstelėse. Pasirodžiusiame skirtuke „Dizainas“galite toliau tinkinti jų spalvą, tipą, įjungti minimalių ir didžiausių verčių rodymą ir pan.

10. Atkurkite neišsaugotus failus

Įsivaizduokite: uždarote ataskaitą, su kuria vartojote paskutinę dienos pusę, ir pasirodžiusiame dialogo lange "Išsaugoti pakeitimus faile?" staiga dėl kokių nors priežasčių paspaudžiate „Ne“. Biuras praneša apie jūsų širdį draskantį riksmą, bet jau per vėlu: paskutinės kelios darbo valandos nukrito.

Tiesą sakant, yra galimybė ištaisyti situaciją. Jei turite „Excel 2010“, spustelėkite „Failas“→ „Naujausi“(Failas → Naujausi) ir apatiniame dešiniajame ekrano kampe raskite mygtuką „Atkurti neišsaugotas darbaknyges“.

Programoje Excel 2013 kelias šiek tiek skiriasi: Failas → Išsami informacija → Versijos valdymas → Failas – ypatybės – atkurti neišsaugotas darbaknyges.

Vėlesnėse „Excel“versijose atidarykite Failas → Informacija → Darbaknygės tvarkymas.

Atsidarys specialus aplankas iš Microsoft Office vidurių, kuriame tokiu atveju išsaugomos laikinos visų sukurtų ar modifikuotų, bet neišsaugotų knygų kopijos.

11. Dviejų skirtumų ir sutapimų intervalų palyginimas

Kartais dirbant „Excel“reikia palyginti du sąrašus ir greitai surasti juose vienodus arba skirtingus elementus. Štai greičiausias ir intuityviausias būdas tai padaryti:

1. Pasirinkite abu lyginamuosius stulpelius (laikykite nuspaudę klavišą Ctrl).
2. Pasirinkite skirtuką Pagrindinis → Sąlyginis formatavimas → Paryškinkite langelio taisykles → Pasikartojančios reikšmės.
3. Išskleidžiamajame sąraše pasirinkite parinktį Unikali.

12. Reikalingų verčių skaičiavimo rezultatų parinkimas (koregavimas)

Ar kada nors pakoregavote „Excel“skaičiavimo įvesties reikšmes, kad gautumėte norimą išvestį? Tokiomis akimirkomis jautiesi kaip patyręs artileristas: vos pora dešimčių pakartojimų „peršaudyti – perskridimai“– ir štai, ilgai lauktas smūgis!

„Microsoft Excel“gali tai padaryti už jus greičiau ir tiksliau. Norėdami tai padaryti, spustelėkite mygtuką „Kas būtų, jei“skirtuke „Duomenys“ir pasirinkite komandą „Parametro pasirinkimas“(Įterpti → Ką daryti, jei analizė → Tikslo paieška). Atsidariusiame lange nurodykite langelį, kuriame norite pasirinkti norimą reikšmę, norimą rezultatą ir įvesties langelį, kurį reikėtų keisti. Paspaudus „Gerai“, „Excel“atliks iki 100 „kadrų“, kad surastų reikiamą sumą 0 001 tikslumu.