Verslo susirašinėjimo el. paštu paslaptys

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Pristatome jums Artemo Turovetso straipsnį apie verslo korespondencijos organizavimo sistemą. Tai nėra „superproduktyvumo technikų“rinkinys ar paskaita apie rinkodarą el. paštu. Artiomas tiesiog pasidalins savo įmonės patirtimi, kurioje stengtasi susidėlioti darbą su el. paštu taip, kad visiems būtų patogu.

Kas yra el. Šiuolaikiniame verslo pasaulyje tai yra:

• Tavo veidas. Būtent elektroninio pašto pagalba galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
• Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl gerai valdydami šį įrankį galite labai palengvinti savo gyvenimą.
• Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando jus patraukti, atitraukti ir suklaidinti.

Šiuo požiūriu pažiūrėkime į darbą su el. Pradėkime nuo paprasto.

Laiško dizainas

Aš naudoju „Mozilla Thunderbird“pašto programą, todėl pateiksiu ją kaip pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią laukų sąraše.

Kam. Kopijuoti. Paslėpta kopija

Galbūt kažkas nežino, bet „Mozilla“„To“galima pakeisti į „Cc“arba „Bcc“.

• Kam: rašome pagrindinį adresatą arba kelis adresatus, atskirtus kabliataškiais.
• Kopijuoti: rašome tam, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio nesitikime atsakymo.
• Bcc: rašome tam, kuris turėtų perskaityti laišką, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Jis ypač tinka masiniam verslo laiškų, pavyzdžiui, pranešimų, siuntimui.

Neteisus masiniu paštu nurodykite gavėjus laukuose „Cc“arba „To“. Kelis kartus per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“įrašyta 50–90 adresatų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kuriuos pažįstate vienas kitą. Ką daryti, jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios nežino viena apie kitą? Jūs turite būti pasirengęs bent jau nereikalingiems paaiškinimams, maksimaliai – bendradarbiavimo su vienu iš jų nutraukimui. Nedaryk taip.

Teisingai siųsti masinius laiškus savo vardu ir visus gavėjus įrašyti į lauką „Bcc“.

Laiško tema

Profesionalios pašto tarnybos dažnai rašo (kartais protingai) savo įmonių tinklaraščiuose apie temos eilutės svarbą. Bet ten dažniausiai kalbame apie pardavimo laiškus, kur temos eilutė išsprendžia problemą „el. paštas turi būti atidarytas“.

Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą „laišką ir jo autorių reikia lengvai atpažinti ir tada surasti“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės atsakomųjų laiškų karmos pavidalu, tik su priešdėliais Re: arba Fwd, tarp kurių turėsite ieškoti norimos raidės tema.

Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos viduriniosios grandies vadovo korespondencijos apimtis. Nekalbu apie verslininkus ir verslo savininkus, jų raidžių skaičius kartais nukrenta iki 200 ir daugiau per dieną. Taigi dar kartą: nesiųskite el. laiškų su tuščia temos eilute.

Taigi, kaip teisingai suformuluoti temos eilutę?

Mes savo „Danguje“rekomenduojame išorinėmis raidėmis temoje įrašyti: „Dangus“. Vidinėje - tik temos eilutės turinys trimis-penkiais žodžiais be priešdėlių.

Klaida #1: temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ir viskas. Pirma, įsitikinkite, kad nesate vienas iš jūsų įmonės, bendraujančių su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neįneša jokios prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Kažkas panašaus į tai.

Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?

Klaida # 2: prašmatni, parduodama antraštė. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Tačiau ar tikslinga šiuos įgūdžius naudoti dalykinėje korespondencijoje? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės tikslą: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.

Neteisus	Teisingai
Paskubėkite įsigyti kirvių už priimtiną kainą!	Komercinis pasiūlymas dėl kirvių tiekimo
Turime paskubėti patikrinti procentų! Rodionas jau pakeliui!	Dėl palūkanų sutaikymo su Alena Ivanovna akto patvirtinimo
DĖMESIO! Porfirijus Petrovičius išsprendė Raskolnikovo paslaptį ir išspręs mūsų problemas	Konsultanto pasiūlymas: psichologinis išskaičiavimas

»

Laiško tekstas

Yra daug rašymo vadovų įvairioms progoms. Pavyzdžiui, daug naudingų dalykų iš ir kitų žodžio meistrų. Patariu perskaityti jų straipsnius bent jau norint pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašymo stilių.

Rašydami laišką turime nuosekliai priimti kelis sprendimus.

Mandagumo klausimas … Laiško pradžioje galite susilieti mandagumo ar net švelnumo dvasia: „Mano brangusis Rodya, jau daugiau nei du mėnesius aš su tavimi nekalbėjau raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nepatyriau. miegok kitą naktį galvodamas“. Tai labai mandagu ir labai brangu – tiek laiko tokiai įžangai sukurti, tiek pašnekovui perskaityti. Tai verslo korespondencija, prisimeni? Konkursui ne epistolinio žanro rašinys ir ne laiškas Raskolnikovo mamai, o dalykinė korespondencija.

Mes gerbiame savo ir gavėjo laiką!

Prasminga prisistatyti ir priminti pažinties aplinkybes tik pirmame laiške, atsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo tęsinys ar dabartinis susirašinėjimas, pirmoje dienos raidėje rašome: „Labas, Ivanai“, antroje ir vėlesnėse: „Ivanai, …“.

Kreiptis … Visada nerimaudavau, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką trims mergaitėms, vardu Anna. Nedvejodama parašiau „Sveika, Ana“ir nesimaudžiau. Tačiau taip būna ne visada.

Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi to paties pavadinimo? Galite išvardyti juos pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcheria, Avdotya ir Piotr Petrovich“. Bet tai ilgai ir užima daug laiko. Galite parašyti: "Sveiki, kolegos!"

Aš naudoju taisyklę, kad nurodyčiau vardu tą, kuris yra lauke „Kam“. O tiems, kurie yra kopijoje, visai nesikreipkite. Ši taisyklė tuo pačiu leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) Laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.

Citata … Dažnai susirašinėjimas yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera forma neištrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžę prie šio susirašinėjimo galėtumėte lengvai perskaityti dialogą iš viršaus į apačią mažėjančiomis datomis.

Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“nustatymas yra „Padėkite žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“→ „Paskyros nustatymai“→ „Kūrimas ir adresavimas“. Turėtų būti taip.

Laiško tikslas … Verslo laiškai yra dviejų tipų:

• kai tik informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
• o kai ko nors norime iš pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis patvirtintų pridedamą sąskaitą apmokėjimui.

Paprastai padrąsinančių laiškų yra daug daugiau nei pranešančių. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu apie tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Kartu su raginimu veikti turėtų būti nurodytas raginimas veikti, o po jo – paskutinis laiško sakinys.

Neteisus: "Porfirijus Petrovičiau, aš žinau, kas nužudė seną moterį."

Teisingai: "Porfirijaus Petrovičiau, aš nulaužiau seną moterį, prašau, imkitės priemonių mano suėmimui, aš pavargau kentėti!"

Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.

Parašas tekste … Ji turi būti. Be to, visos pašto programos leidžia sukonfigūruoti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Pagarbiai …“. „Mozilla“tai atliekama skiltyje „Įrankiai“→ „Paskyros parinktys“.

Rašyti ar nerašyti kontaktus paraše – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei esi kaip nors susijęs su pardavimu – būtinai rašyk. Net jei sandoris neįvyks remiantis bendravimo rezultatais, ateityje būsite nesunkiai rastas pagal kontaktus iš parašo.

Pabaigai dar vienas laiško korpuso bruožas tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekste. Pavyzdžiui, „Porfirijaus Petrovičiau, jei neateisi manęs suimti penktadienį iki 12 val., aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nereikėtų siųsti penktadienį 11:50). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir nuspręsti dėl jo. Ši „tyla“atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo neatsakymą. Kaip visada, į šios funkcijos naudojimą reikia žiūrėti išmintingai. Jeigu žmogus į tavo laiškus atsako laiku ir reguliariai, toks ultimatumas gali, jei ne įžeisti, tai šiek tiek įtempti arba lemti sprendimą neatsakyti į laišką dabar, o priversti laukti penktadienio.

Priedai

Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir tuo pačiu populiarių klaidų šaltinis.

Klaida: didžiulis priedo dydis. Dažnai gaunami elektroniniai laiškai su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. Korespondento pašto programa beveik neabejotinai kelioms minutėms užges, jei bus veltui bandoma atsisiųsti šio priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone …

Asmeniškai aš tokius laiškus iš karto ištrinu. Ar nenorite, kad jūsų laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitant? Patikrinkite priedo dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė kaip 3 MB.

O jei viršys?

• Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą į kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaitymai gaunami gana gerai.
• Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar arba 7zip. Kai kurie failai yra puikiai suglaudinti.
• Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis informacijos saugykla debesyje: Dropbox, Google Drive ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į nuorodas į saugyklą debesyje. Bet man labiau patinka debesyje saugomą informaciją tvarkyti pats, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.

Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų vardas … Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kartą mes įmonėje ruošėme komercinį pasiūlymą, skirtą… tegul tai Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau vadovo laišką su projektiniu pasiūlymu tvirtinti, o priede buvo failas pavadinimu „DlyaFedi.docx“. Su vadybininku, kuris man tai atsiuntė, įvyko dialogas maždaug taip:

– Gerbiamas vadove, ar jūs asmeniškai pasiruošęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fedijos akivaizdoje?

– Kažkaip ne, gerbiamas žmogau, visi jį vadina vardu ir patronimu.

– Kodėl investiciją pavadinote „Dlya Fedy“? Jei aš jį atsiųsiu dabar, ar manai, kad jis pirks iš mūsų kirvius šiam CP?

- Ketinau vėliau pervadinti…

Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – potencialaus kliento atmetimą – arba patiems atlikti papildomą failo pervadinimo darbą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Mikhailovičiui.docx“arba dar geriau – „KP_Nebo_Topory.docx“.

Taigi, mes daugiau ar mažiau sutvarkėme elektroninį paštą kaip „veidą“. Pažiūrėkime į el. paštą kaip į efektyvaus darbo įrankį ir pakalbėkime apie jo išsiblaškymą.

Darbas su raidėmis

El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir su bet kokiu blaškymu, paštu reikia tvarkytis sugriežtinus taisykles ir įvedant darbo grafiką.

Bent jau turite išjungti VISUS pranešimus apie laiškų gavimą. Jei pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta garso signalu, mirksės šalia laikrodžio esanti piktograma ir bus rodoma laiško peržiūra. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrūktų nuo kruopštaus darbo, o paskui įstumtų į neskaitytų laiškų ir nematytų laiškų bedugnę – minus valanda ar dvi nuo gyvenimo.

Kieno nors galinga valia leidžia nesiblaškyti pranešimais, o paprastiems žmonėms geriau negundyti likimo ir jų išjungti. „Mozillla Thunderbird“tai atliekama meniu „Įrankiai“→ „Parinktys“→ „Bendra“→ „Kai pasirodo nauji pranešimai“.

Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?

Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko laiškų analizei, atidarote pašto programą ir matote visus neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare, arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, eismo spūstyse.

Dažnai klausiama, kaip su reakcijos laiku ir skubiais el. Atsakymas yra toks: pašte neturite skubių laiškų. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (toks skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).

Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į pašto programą ir apdorosite skubius laiškus. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko varytuvu“) skelbia standartą, kaip atsakyti į el. laišką iki 24 valandų. Tai normali geros formos taisyklė – nesitikėk momentinių atsakymų iš pašnekovo el. Jei yra skubus laiškas, apie tai praneškite greitesniais ryšio kanalais.

Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjungiame pašto programą pagal savo tvarkaraštį.

Ką turėtume daryti, kai įėjome į paštą ir pradėjome vykdyti veiklą, vadinamą „nagrinėti el. paštą“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?

Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno ja besinaudojančio žmogaus. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, "". Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būčiau dėkingas, jei GTD guru patikrintų komentarus, pridėtų ar patobulintų aprašytą sistemą.

Svarbu suprasti ir sutikti, kad el. paštas nėra jūsų veiklos užduočių planavimo priemonė ar archyvas. Todėl aplankas „Gautieji“visada turi būti tuščias. Pradėję analizuoti gautuosius, nesustokite ir nieko nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.

Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pasirinkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti ištrinti laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.

1. Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar man reikia į jį atsakyti? Taip, būtina, o atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
2. Jūs turite atsakyti, bet atsakymo paruošimas užtruks daugiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi nuostabia Doit.im paslauga. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
3. Greitai atsakius į laišką, pavertus jį užduotimi ar paprastu susipažinimu, reikia nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.

Čia yra mano ilgalaikio saugojimo aplankai.

• 0_Paleisti. Neturiu tokio aplanko, bet jei neturite planuoklio, kartoju, čia galite įdėti laiškus, kuriuos reikia išsamiai išstudijuoti. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
• 1_Nuor. Čia dedu laiškus su pagrindine informacija: sveikinimo laiškus su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietus į artėjančius skrydžius ir pan.
• 2_Projektai. Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais palaikomi dabartiniai santykiai, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui sukuriamas atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu susijusių „Dangaus“darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
• 3_Muziejus. Čia sviedžiu tas raides, kurias gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Taip pat čia perkeliami aplankai su uždarytais projektais iš „2_Projects“. Žodžiu, pirmieji kandidatai išbraukti saugomi „Muziejuje“.
• 4_Dokumentai. Pateikiame laiškus su elektroniniais dokumentų pavyzdžiais, kurie ateityje gali būti naudingi apskaitai, pavyzdžiui, klientų susitaikymo išrašai, kelionių bilietai. Aplankas turi daug bendro su aplankais „2_Projektai“ir „1_Sprav“, jame saugoma tik apskaitos informacija, o aplanke „2_Projektai“– valdymo informacija. „4_Dokumentuose“– mirusi informacija, o „2_Projektuose“– gyva.
• 5_Žinios. Čia pridedu tik tikrai naudingus laiškus, prie kurių noriu sugrįžti po kurio laiko įkvėpimo ar sprendimų ieškojimo.

Yra ir kitų pašto programos nustatymų, kurie yra svarbūs šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“pažymėjo žymės langelį Pažymėti pranešimus kaip skaitytus. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl žymės langelio nebėra! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“→ „Parinktys“→ „Išplėstinė“→ „Skaityti ir rodyti“.

Antra, mes naudojame filtrai … Anksčiau aktyviai taikiau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: advokato laiškai 99% atvejų yra susiję su projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra, nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur saugoti konkretų laišką, o neapdorotų žinučių patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – gautųjų dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik tam, kad suskirstyčiau į aplankus automatines įprastas laiškus iš įvairių sistemų, tai yra laiškus, kuriems nereikia priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“filtrai sukonfigūruojami meniu Įrankiai → Pranešimų filtrai.

Taigi, laikantis tinkamo požiūrio, el. paštas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.

Taip, ir dar vienas dalykas. Jūs jau išjungėte pranešimus apie naujų laiškų atvykimą, ar ne?;)