13 dalykų verslo korespondencijoje, kurie tiesiog erzina

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Jei nenorite pykdyti kito žmogaus, nedarykite to.

1. Pasisveikinimo trūkumas

Verslo laišką rašote ne savo malonumui, jums reikia kažko iš adresato. Todėl teisinga tai pradėti nuo mandagumo akto – pasisveikinimo. Veikti be jo – tarsi koja atverti duris į svetimą biurą.

Kaip ne

Geriau taip

2. Frazė „laba diena“

Jei rašote verslo laišką ne tiesiai iš 2000-ųjų, tuomet rinkitės šiuolaikiškesnę formuluotę. Nesvarbu, kad negalite tiksliai numatyti, kada kitas asmuo perskaitys pranešimą. Pasirinkimas „laba diena“yra neutraliausias, tačiau galite naudoti ir laikotarpį, kai siunčiate laišką. O „gerą paros laiką“palikite pusiau mirusiems forumams iš praeities.

Kaip ne

Geriau taip

3. Valdymo klaidos

Nuostabu, kiek klaidų galima padaryti tokiame trumpame tekste. Pirma, daugelis kablelio skyrimo taisyklę suprato pažodžiui. Taip atsiranda tokie šedevrai kaip „Brangus Antonas Michailovičius“. Kreipimasis yra ne tik vardas, bet ir nuo jo priklausantys žodžiai.

Antra, atidžiai patikrinkite adresato vardą. Neskambinkite Aleksejevo Aleksandrui, Marinui Mariui ir iššifruokite inicialus.

Kaip ne

Geriau taip

4. Santrumpos ir vienaskiemeniai atsakymai

Verslo rašymas reikalauja, kad bendrautumėte visais sakiniais. Toks požiūris turi praktinę naudą: pašnekovui nereikia spėlioti, ką tu turi omenyje, nes atskleidžiate visus niuansus ir nesuteikiate galimybės klaidingai interpretuoti žodžių. Ir jūsų „Gerai“gali reikšti bet ką. Be to, pjūviai nesutaupo daug laiko.

Kaip ne

Geriau taip

5. Humoras ir metaforos

Verslo laiškas neturėtų palikti vietos interpretacijoms. Visi žodžiai vartojami tiesiogine jų reikšme ir nereiškia skirtingų interpretacijų. Kitu atveju laukite papildomo susirašinėjimo rato, kuriame sužinosite, kas ką turėjo omenyje. Ir tai gali užtrukti daug laiko.

Kaip ne

Geriau taip

6. Šauktukai

Literatūros tekstuose šauktukai nedažnai naudojami, nes jie skirti stipriems jausmams išreikšti. Verslo laiškas nėra raiškos platforma, net jei labai norite išreikšti pašnekovui, ką apie jį galvojate.

Galbūt nieko ypatingo nereikšite, bet pašnekovui šauktukas bus signalas, kad jis greičiausiai kažką daro ne taip. Taigi valdykite savo pojūčius ir klavišų kombinaciją „Shift“+ 1. Šauktukas tinkamas tik apyvartoje.

Kaip ne

Geriau taip

7. Biurokratų gausa

Noras išreikšti save formaliau dažnai sukuria siaubingas konstrukcijas, kuriose itin sunku įžvelgti prasmę. Nevartokite sudėtingų frazių ir rašykite lengviau.

Kaip ne

Geriau taip

8. Caps Lock

Neverta ryškinti eilučių didžiosiomis raidėmis. Internete tai vis dar simbolizuoja rėkimą. Niekam nepatinka, kai ant jo šaukia. Kad pranešimas būtų aiškus, tiesiog jį paaiškinkite.

Kaip ne

Geriau taip

9. Frazė „Iš anksto ačiū“

Ačiū, aišku, į kišenę neįsidėsi, bet ankstyvas dėkingumas pašnekovą iškelia į nepatogią padėtį. Gerai išauklėtas žmogus jaus pareigą įvykdyti jūsų prašymą, net jei ir supras, kad to daryti nevalia. Ir būsite prisiminti dėl problemų.

Jei pašnekovą vis tiek reikia paskatinti, geriau apibūdinkite, kaip jam naudinga atsakyti į jūsų prašymą.

Kaip ne

Geriau taip

10. Keista temos eilutė arba jos visai nėra

Nesaugu atidaryti nesuprantamus laiškus, todėl žinutė be temos gali patekti į nepageidaujamą el. Natūralu, kad žmogus labai supyks sužinojęs, kad po užrašu „Zina, guma“nuo padangų gamyklos vadovės Zinaidos buvo paslėptas svarbus dokumentas.

Kaip ne

Geriau taip

11. Susipažinimas

Neturėtumėte nukrypti nuo verslo stiliaus, net jei adresatas yra geriausias draugas. Pirma, jam gali tekti persiųsti laišką savo viršininkui ar rangovams. Antra, laiškas gali atsitiktinai patekti į trečiąsias rankas ir sukompromituoti jį, o tuo pačiu ir jus.

Trečia, reikia atskirti asmeninį ir darbinį. Korporatyviniai interesai ne visada sutampa su asmeniniais. Verta palikti sau veiksmų laisvę, norint palaikyti draugiškus santykius nedarant nuolaidų derybose.

Kaip ne

Geriau taip

12. Korespondencijos istorijos trūkumas

Jei su kuo nors aktyviai bendraujate, adresatas žino, apie ką vyksta pokalbis, ir, sukdamas pelės ratuką, gali lengvai grįžti į dialogo pradžią. Tačiau kai retkarčiais apsikeičiate laiškais elektroniniu paštu, pašnekovas gali pamiršti, kas jūs esate ir ko jums iš jo reikia.

Padarykite, kad žmogui būtų lengviau tai padaryti: vienoje pastraipoje priminkite asmeniui, apie ką jis kalba.

Kaip ne

Geriau taip

13. Netinkamas žinučių gijų tvarkymas

Pašto paslaugos ir agentai leidžia dirbti su pranešimų gijomis. Tai tikrai naudinga priemonė, jei tinkamai elgiamasi. Tačiau ne visiems pavyksta.

Galbūt jau tapote masinio pašto siuntimo auka, kurio dalyviai atsako ne tiesiogiai autoriui, o visiems. Dėl to jūsų pašto dėžutę užpildo neįdomus pokalbis, o nerandantiems tinkamo mygtuko sugalvojate bausmes. Tuo pačiu metu informacija, kuri nėra skirta smalsiems akims, dažnai patenka į bendrą informacijos lauką.

Medalis turi ir minusą: kai svarbiame pokalbyje vienas iš dalyvių atsako ne visiems, o vienam. Ir gavėjas turi praleisti daug laiko siųsdamas laiškus, užuot dirbęs savo darbą.