Kaip leidžiame el. paštui mus valdyti ir ką su tuo daryti

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Tai ištrauka iš amerikiečių žurnalisto ir pranešėjo Philo Simono knygos. Kalbama apie tai, kaip žmonės įsiveržia į vieni kitų gyvenimus el. paštu ir kaip su tuo kovoti.

Jei dirbant su elektroniniu paštu jums atrodo, kad žaidžiate žaidimą, kuriame reikia plaktuku „pasigauti“viename ar kitame urve staiga išlindusį kurmiuką, jūs ne vienas. El. paštas pagal numatytuosius nustatymus yra pagrindinis verslo komunikacijos kanalas. „Radicati Group“duomenimis, vidutinis biuro darbuotojas per dieną gauna apie 100 el. Šis skaičius kasmet didėja 15 proc. 2012 m. liepos mėn. konsultacinė įmonė McKinsey Global Institute paskelbė pranešimą „Socialinė ekonomika: vertės ir produktyvumo atskleidimas pasitelkiant socialines technologijas“. Jame teigiama, kad priekinės linijos darbuotojai 28 % laiko praleidžia tvarkydami el.

Pagalvok apie tai. Jei turite 50 valandų darbo savaitę, tai 14 valandų iš tos savaitės bus skirta elektroninių laiškų skaitymui ir rašymui. Vargu ar praleidžiate tiek laiko „Word“, „Excel“ar kitose darbo programose.

Šie skaičiai gali nesukelti problemų, jei el. paštas būtų tikrai veiksmingas komunikacijos kanalas. Greičiau taip yra kai kurioms įmonėms. Tačiau daugeliu atvejų taip nėra. Žinoma, el. paštas turi teisę egzistuoti, tačiau nenusiminkite. Tyrimai parodė, kad nuolatinis pašto dėžutės tikrinimas mažina jūsų IQ lygį.

Pastaraisiais metais el. paštas tapo tikra verslo komunikacijos rykšte. Tačiau neturėtumėte jos kaltinti dėl visų bėdų. Kaltinti technologija yra patogi: tai geras pasiteisinimas nežiūrėti į veidrodį. Juk pažvelgę į vidų suprasime, kad problema ne pačiame el. pašte, o tame, kaip mes jį naudojame.

Esmė nėra atsisakyti el. pašto (nors kai kurie tai daro). Esmė yra naudoti jį racionaliai.

Kur pradėti?

Supraskite el. paštą ≠ pokalbį

Negalite vesti dialogo el. paštu taip, kaip realiame gyvenime. Tarp laiškų visada yra laiko tarpų, o trumposios žinutės nereiškia artimų draugiškų pasireiškimų pašnekovui. Justinas Krugeris iš Niujorko universiteto ir Nicholasas Epley iš Čikagos universiteto, kad neverbalinių užuominų trūkumas žmonės klaidingai interpretuoja el.

Psichologai išsiaiškino, kad tik puse atvejų galima teisingai interpretuoti nuotaiką trumpojoje žinutėje. Šypsenėlės, deja, nepadės, pavyzdžiui, atskirti humorą nuo sarkazmo. Tai dažnai sukelia nesusipratimų. Ar esate pasirengęs kiekvieną kartą mesti monetą, bandydamas atspėti, ar pašnekovas supranta jūsų žinutę?

Laikykitės trijų raidžių taisyklės

Sutikę, kad el. paštas nėra pati geriausia vieta nuoširdiems pokalbiams, pereikite prie veiksmų.

Naudokite trijų raidžių taisyklę: jei problema neišspręsta trimis el. laiškais, reikia asmeninio susitikimo.

Tai taikoma tiek administracinėms užduotims (pvz., Susitikimo planavimui), tiek asmeninėms. Taip sutaupysite daug laiko ir daug nusivylimo. Tačiau ne visiems tai patinka, būkite pasiruošę kai kurių bendražygių nemalonei. Darant pagrįstą prielaidą, bet laikas atsikratyti požiūrio „paštas visiems klausimams“.

Nespręskite skubių reikalų el

Jei problema išties svarbi ir reikalauja nedelsiant imtis veiksmų, jos nespręskite el. Tam yra telefonas. Padarykite tai savo įmonės taisykle.

Nenaudokite el. pašto užduotims tvarkyti

El. paštas nėra užduočių tvarkyklė. Tačiau daugelis žmonių naudojasi el. paštu. Nenuostabu, kad jie nuolat blaškosi. Atidariau gautuosius, kad patikrinčiau savo užduotis, ir jus užklupo daugybė darbo ir asmeninių pranešimų. Prie jų lengva pereiti pamiršus, kodėl atidarėte pašto programą.

Yra atskirų užduočių valdymo programų: DropTask ir kt. Jie nepakeičia el. pašto, jie yra skirti jūsų siekiamiems tikslams pasiekti.

Tas pats ir su projektų valdymu., arba Basecamp – patogūs ir įperkami įrankiai, kurie išgelbės jus nuo kilometrų žinučių grandinių.

Nelaikykite bendravimo taip, kaip anglies kasykloje

Nedaugelis yra laisvi savo darbo santykiuose. Daugelis, įskaitant todėl, kad negali pasirinkti savo kolegų, klientų ir partnerių. Kai kurie iš jų yra per daug „užsiėmę“, kad galėtų kalbėtis telefonu – verčiau parašys keliolika žinučių, o ne žodžiu viską aptars per dvi minutes.

Tokiu atveju reikia atkreipti dėmesį į jų bendravimo būdą (žodžius, frazes ir pan.). Paklauskite savęs, ar tikrai norite bendrauti su žmonėmis, kurie vengia telefono ir kalba. Atidžiau pažvelkite į darbo ieškančius laisvos darbo vietos jūsų įmonėje, potencialius klientus ar potencialius būsimus tiekėjus. Jei iš pradžių jie bendrautų taip, lyg kasykloje kasytų rūdą, kokia tikimybė, kad jie pasikeis?

Prisiminkite gyvenimą už el. pašto ribų

Ji yra! Nebijokite uždaryti pašto dėžutės. Pasaulis nesugrius. Tai akivaizdu, bet daugeliui tai gali būti apreiškimas. Pavyzdžiui, „Klick Health“darbuotojai naudojasi el. Pasak jos generalinio direktoriaus, el. paštas yra įrankis, leidžiantis valdyti save kitiems žmonėms.

Ką tu manai: ar el. paštas tikrai valdo žmoneskeldamas jiems uždavinius ir jų įgyvendinimo tvarką?