Kaip teisingai sugrupuoti užduotis, kad viskas suspėtų

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Padidinkite produktyvumą sutvarkydami užduočių sąrašą.

Visi jau seniai žinojo, kad kelių užduočių atlikimas nėra toks geras dalykas: jis neleidžia efektyviai susitelkti ties vienu dalyku.

Reikalas tas, kad perėjimas nuo vienos užduoties prie kitos užtrunka daug laiko – tai patvirtina Multitasking: Switching cost tyrimai. Žmonės dirba efektyviausiai, kai patenka į srauto būseną: visiškai susikoncentravę į vieną veiklą, nesiblaškydami nuo nieko kito.

Deja, ne visada pavyksta pagauti srautą, nes mus nuolat užplūsta krūva įvairių dalykų, kurie reikalauja mūsų dėmesio. Tačiau yra viena gudrybė, leidžianti iki minimumo sumažinti laiko ir energijos švaistymą keičiantis įvairioms veikloms. Tai vadinama užduočių paketavimu.

Šios technikos esmė yra tokia: jūs sujungiate to paties tipo užduotis į vadinamuosius paketus, o tada atliekate jas masiškai. Tai paprasta.

Kodėl naudinga užduotis grupuoti?

Lengviausia viską daryti atsitiktine tvarka: nereikia vargti su planavimu, prioritetų nustatymu ir kitais nuobodžiais dalykais. Kai ką prisiminei – ir padarei. Ir tada mes perėjome prie kitos užduoties.

Tačiau šis metodas nėra labai naudingas jūsų gebėjimui susikaupti. Remiantis tyrimu The True Cost Of Multi-Tasking, paskelbtu Psychology Today, žmogus praranda iki 40% savo produktyvumo, kai pereina iš vienos nesusijusios užduoties į kitą.

Kitaip tariant, jei pirmiausia rašote ataskaitą, tada pradedate atsakyti į el. laiškus, tada rūšiuojate popierinius dokumentus ir vėl grįžtate prie ataskaitos, tada kiekvieną kartą gaišite laiką susikoncentruodami į naują užduotį, kuri nėra panaši į ankstesnę. Tomas DeMarco, knygos „Žmogiškieji veiksniai: sėkmingi projektai ir komandos“autorius, tvirtina, kad šis „pavarų keitimas“gali užtrukti iki 15 minučių ar ilgiau.

Paketinio grupavimo užduotys leidžia lengvai pereiti nuo vienos veiklos prie kitos. Kuo panašesnės jūsų užduotys, tuo lengviau, atlikus vieną, imtis kitos.

Kaip naudoti paketinį apdorojimą

1. Sukurkite darbų sąrašą

Pirmiausia paprastame sąraše eilutę po eilutės surašykite, ką ketinate daryti. Tai galite padaryti popieriuje arba naudoti daugybę užduočių valdymo programų. Svarbiausia viską sutvarkyti. Idealu kiekvieną dieną (arba bent kartą per savaitę) skirti tam laiko planavimui.

2. Suskirstykite užduotis į kategorijas

Dabar, kai sąrašas yra paruoštas, suskirstykite visus jo elementus į kategorijas. Jie gali būti įvairūs – išsirinkite tai, ko norite. Svarbiausia, kad būtų patogu ir vaizdu.

Pavyzdžiui, skiltyje „Derybos“surinkite tokias užduotis kaip „Atsakyti į el. laiškus“arba „Skambinkite kolegoms“, o skiltyje „Tekstas“– „Parašyti straipsnį“ir „Redaguoti“. Sukurkite atskiras namų ruošos darbų, darbo užduočių, apsipirkimo ir kt. kategorijas. Taip sutvarkytame sąraše bus lengviau naršyti.

Kitas variantas – užduotis rinkti į paketus pagal vietą, kur jos turėtų būti atliekamos. Pavyzdžiui, visus pirkinius susieti su „Prekybos centro“vieta, o darbo užduotis – su „Office“vieta ir pan. Tokiu būdu, atsidūrę šalia parduotuvės, galite peržiūrėti savo darbų sąrašą ir iš karto pamatyti visus reikalingus pirkinius.

3. Užblokuokite laiką

Paketinis užduočių apdorojimas puikiai veikia kartu su vadinamąja laiko blokavimo technika. Suskirstę sąrašą į kategorijas, kiekvienai kategorijai paskirkite konkretų paros laiką. Ir pridėkite atitinkamą bloką į savo kalendorių. Per vieną laiko bloką darykite tik dalykus iš vienos kategorijos ir nekreipkite dėmesio į kitus.

Kita galimybė – populiariąją Pomodoro techniką susieti su užduočių paketavimu. 25 minutes jūs nepertraukiamai atliekate užduotis iš vieno paketo. Tada pailsėkite 5 minutes. Tada pakartokite ciklą su kita atvejų grupe.

4. Atsižvelkite į savo didžiausią produktyvumą

Nuspręskite, kuriuo paros metu esate produktyviausias. Dauguma žmonių turi šį rytą, tačiau yra ir naktinės pelėdos, kurioms lengviau susikaupti tamsoje. Raskite savo produktyvumo viršūnę ir pabandykite atlikti užduotis pagal aukščiausio prioriteto kategorijas.

5. Pašalinkite blaškymąsi

Kai pradėsite atlikti kitą užduočių grupę, įsitikinkite, kad jūsų netrukdo atsitiktinis pranešimas ar telefono skambutis. Galite skirti specialų laiką savo išmaniajam telefonui patikrinti. Kai sprendžiate užduotis iš vienos kategorijos, negalvokite apie likusias.

Kokias užduotis galima grupuoti

Tiesą sakant, apskritai bet koks. Scottas Youngas, rašytojas, programuotojas, verslininkas ir didelis paketinio apdorojimo gerbėjas, pateikia keletą pavyzdžių:

• El. paštas. Timas Ferrisas, knygos „How to Work 4 Hours per Week“autorius, kartais gauna 300 el. laiškų per valandą. Ir, nepaisant tokios apimties, jis į juos atsako tik kartą per dieną, specialiai tam skirdamas laiko.
• Skaitymas. Skaityti ką nors tarp jų beveik nenaudinga, nes vis tiek daug ko neprisiminsi. Geriau patys nustatykite, kada jums patogiau informaciją priimti apgalvotai, ir rezervuokite šį laiką skaitymui.
• Telefono skambučiai. Į vieną sąrašą surašykite žmonių, kuriems reikia skambinti, vardus ir jų telefono numerius. Tada skambinkite visiems sąraše esantiems kandidatams iš karto. Pirma, jūsų nebeblaškys pokalbiai telefonu. Antra, galėsite pasirinkti paros laiką, kada žmonės mažiausiai užsiėmę ir galės su jumis pasikalbėti.
• Poilsis ir pramogos. Visas pramogas – filmus, kompiuterinius žaidimus, pasivaikščiojimus – perkelkite į dienos pabaigą. Tai paskatins jus kuo greičiau baigti darbus, lengviau atsipalaiduosite žinant, kad šiai dienai viskas jau padaryta iš naujo.
• Apsipirkimo kelionės. Prieš išeidami iš namų, surinkite visas užduotis, pirkinius ir pavedimus į krūvą ir atlikite juos vienu ypu. Pavyzdžiui, vienu metu galite apsilankyti prekybos centre, pašte ir cheminiame valyme. Sutaupykite ne tik laiko, bet ir benzino.
• Susirašinėjimas socialiniuose tinkluose. Vakare skirkite valandą pokalbiui internete. O likusį laiką išjunkite socialinės žiniasklaidos klientų pranešimus.
• Maisto gaminimas. Yra tikimybė, kad jūs nuolat neturite pakankamai laiko ką nors gaminti kiekvieną dieną. Laimei, civilizacija mums pristatė tokį įrenginį kaip mikrobangų krosnelė. Skirkite 1–2 dienas maisto ruošimui kitai savaitei, o tada tiesiog pašildykite.
• Remontas. Pagaliau susiburkite ir atlikite visus tuos smulkius namų ruošos darbus, kurie taip ilgai laukė savo sparnuose. Pakeiskite perdegusias lemputes, pataisykite durų rankenėlę ir varvantį čiaupą.
• Atspindžiai. Ar visą laiką galvoji, bandai kažką planuoti, išspręsti kažkokias problemas, bet tau niekas neišeina? Scottas Youngas pataria net tokį dalyką, kaip galvoti, ką daryti griežtai nustatytu laiku. Įpraskite kiekvieną savaitę planuoti 2–3 valandas, ką veiksite toliau ir kokius tikslus norite pasiekti.

Taip, užduočių grupavimas taip pat yra užduotis. Todėl skirkite ypatingą laiką, geriausia vakare, kad išdalintumėte savo sąraše esančius daiktus rytojui.