7 darbų sąrašo klaidos, kurios trukdo jūsų produktyvumui

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Specialistų teigimu, norint maksimaliai išnaudoti darbų sąrašą, šios veiklos reikėtų vengti.

1. Ryte sudarykite sąrašą

Atrodo natūralu iš pat ryto užsirašyti dienos planus. Tačiau jau per vėlu. Taip sako Eileen Roth, „Organization for Dummies“autorė. „Jei ryte sudarote užduočių sąrašą, o 8:00 turite susitikimą kitoje miesto pusėje, greičiausiai neturėsite tam laiko“, – sako ji.

Dienos pabaigoje sudarykite sąrašą. Tai leis jums palikti darbo reikalus ir ilsėtis ramybėje. „Grįšite iš darbo namo ir nebegalvojate apie darbų sąrašą, nes jau esate jį sudarę ir žinote, ką jums reikės nuveikti rytoj. Jūsų protas pagaliau gali pailsėti “, - sako Eileen.

2. Per daug užduočių, kurias reikia išvardyti

Jei jūsų darbų sąrašas gali užtrukti savaites ar mėnesius, jūs iš anksto ruošiatės nesėkmei. Taip jausitės priblokšti.

Pasak knygos Living Well Organed: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for the Conscious, Healthy and Meaningful Life autorės Kyra Bobinet, trys užduotys yra idealus sąrašas. „Mūsų smegenys suvokia informaciją, sugrupuotą į tris dalis“, – sako ji. "Taigi pradėkite išvardydami tris svarbiausius dalykus, kuriuos reikia padaryti."

Daugelis žmonių net nenutuokia, kiek mažai tikrai produktyvių valandų yra per dieną.

„Mūsų psichinė jėga yra daug ribotesnis išteklius nei laikas. Kiekvieną dieną turime tik 3–6 valandas, kai galime sunkiai dirbti“, – sako Christina Willner, „Amazing Marvin“darbų sąrašo, produktyvumo programėlių, kūrėja.

Be to, daugelis nesuvokia, kiek laiko gali užtrukti tam tikrų užduočių atlikimas. Štai kodėl per ilgi darbų sąrašai yra neveiksmingi. Vilneris pataria prie kiekvienos užduoties užsirašyti numatomą jos atlikimo laiką. Sekite šį laiką, kad ateityje atliktumėte tikslesnius skaičiavimus.

3. Į savo darbų sąrašą įtraukite svajones ar labai didelius tikslus

Ambicingi tikslai, tokie kaip knygos rašymas ar kopimas į Everestą, neturėtų būti jūsų darbų sąraše. Vietoj to, įtraukite juos į atskirą pageidavimų sąrašą.

Užduočių sąraše turi būti aiškūs planai.

Jei reikia užbaigti didelį projektą, jį reikia suskirstyti į keletą smulkių ir įgyvendinamų darbų ir tik tada surašyti į sąrašą. Tai pataria Paula Rizzo, knygos „Sąrašas mąstymas: kaip naudoti sąrašus, kad būtumėte produktyvesni, sėkmingesni ir mažiau nerimastingi“autorė.

Žvelgdami į platų visų savo tikslų sąrašą jausitės priblokšti. Be to, būsite nepatenkinti tuo, kad negalite įvykdyti visų surašytų planų. Iš tiesų, kai kurie iš jų reikalauja gana daug laiko ir pastangų.

4. Kiekvieną užduotį įvertinkite vienodai

Produktyvumo trenerė Nancy Gaines teigia, kad darbų sąrašas turėtų būti prioritetų sąrašas. „Įneškite tik tuos dalykus, kurie skatina jūsų karjerą ar verslą“, - sako Gainesas. – Jei tai nėra prioritetas, tai jo neturėtų būti sąraše. Tai tik atitrauks jūsų dėmesį“.

Sudarant sąrašą ji rekomenduoja vadovautis sistema „3-3-3“: išbraukite iš sąrašo tris mažiausiai svarbias užduotis, deleguokite tris, kurios nevertos jūsų laiko, ir atlikite tris svarbiausias užduotis.

5. Išsikelkite neaiškius tikslus

Jei sąraše pateiktos užduotys yra neaiškiai suformuluotos, ateityje turėsite galvoti, kaip jas atlikti, ir net prisiminti, ką jos reiškia. Taigi sąrašo sudarymui turėtų būti skiriamas deramas dėmesys.

„Skirkite šiek tiek daugiau laiko planavimui ir sudarykite savo darbų sąrašą kuo konkretesnį“, – pataria Maura Thomas, knygos „Asmeninio produktyvumo paslaptys“autorė. Pavyzdžiui, užuot rašę „išlaidų ataskaitą“, rašykite „įveskite duomenis į skaičiuoklę“.

Venkite neaiškių žodžių, tokių kaip „planuoti“, „įgyvendinti“ar „plėtoti“. „Jei trūksta laiko, sąraše pažvelgę į žodį „plėtoti“, tikriausiai norėsite praleisti šį punktą“, – sako Mora. „Išsaugokite šiuos žodžius savo dideliam projektų sąrašui“.

6. Naudokite tą patį sąrašą, kol visos užduotys bus baigtos

„Problema ta, kad kiekviena diena atneša kažką naujo. Todėl tai, ką darėte šiandien, nebūtinai reikės daryti rytoj. Ir jūsų rytojaus planai gali pasikeisti net nepasibaigus šiam “, - sako Eileen Roth. Taigi kiekvieną dieną turite sudaryti naują darbų sąrašą.

7. Nesusiekite sąrašo su savo kalendoriumi

Jei sąrašas ir kalendorius nėra susieti vienas su kitu ir juose yra skirtingos užduotys, vargu ar pavyks jas visas atlikti. „Tokiu atveju jūs neturėsite laiko atlikti užduočių iš sąrašo. Nebent turite paaukoti miegą, savaitgalius, atostogas ar laiką, kurį norėtumėte praleisti su šeima “, – perspėja Katie Mazzocco, knygos „Revoliucinis produktyvumas: kaip maksimaliai padidinti laiką, poveikį ir pajamas valdant smulkųjį verslą“autorė.

Stenkitės kalendoriuje visada skirti laiko sąrašo užduotims atlikti.