Kaip organizuoti darbo ir biuro laiką

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Visas darbas biure prasideda nuo savo darbo vietos, tačiau dažnai žmonės šiam momentui neskiria pakankamai dėmesio. Darbo erdvė – tai ne tik baldai ir kompiuteris, bet ir planavimas, darbo eiga, papildomos priemonės. Šiame straipsnyje pateikiami paprasti patarimai, kaip tinkamai organizuoti savo darbo vietą.

Viskas prasideda nuo darbo vietos.

D. Carnegie

Darbas prasideda nuo darbo vietos ir jos organizavimo. Žinoma, yra išimčių – kūrybingų ir unikalių asmenybių, kurioms šis klausimas nėra toks svarbus. Tačiau net ir jie turi savo kūrybinio sutrikimo sistemą, net jei to nepripažįsta. Dauguma žmonių dirba prie įprastų stalų įprastose biuro patalpose, o šie patarimai yra skirti jiems.

Darbalaukis

Tinkama darbo aplinka sureguliuoja protą į tinkamą ritmą. Jūs nelaikote savo namų netvarkoje ir tiksliai žinote, kur ir kas yra. Tas pats yra ir darbo vietoje: viskas turi būti savo vietose ir nieko nereikalingo, kas galėtų atitraukti dėmesį nuo pagrindinių užduočių.

Kaip viskas prasideda, kai tik ateini į darbą? Iš darbalaukio. O ant kompiuterio dažniausiai būna krūvos popierių, išmėtytų raštinės reikmenų, bokalų, kažkokio nenaudingo suvenyro ir dulkių. O kokia bus vidinė būsena už tokios darbovietės? Nesurinktas. Jūs, žinoma, taip negalvosite, bet pasąmonė jau viską nusprendė. Kad ir kokia tikrovė būtų šalia, toks ir tu. Ir sąmonė paėmė šią mintį, ir jūsų nuotaika dingo.

Visada laikykite savo stalą tvarkingą. Pradėkite dieną valydami dulkes, sureguliuokite apšvietimą, lipdukuose rašykite naudingą informaciją, išplaukite kavos puodelį, pildykite kalendorių – leiskite bėgti. Šie paprasti veiksmai suteiks energijos tolesniam darbui.

Ideali darbo vieta – įrankis darbui, patogus apšvietimas, būtiniausios kanceliarinės prekės, darbuotojui paprasti baldai.

Kaip dirbti: stovint ar sėdint? Tu nuspręsk. Manau, kad sėdėti yra geriau, bet būtinai reikia daryti pertraukas: pasivaikščioti, šiek tiek apšilti, pakvėpuoti grynu oru, pakilti 2-3 aukštus laiptais. Mano darbo grafikas: 45 minutės - užduotis be pertraukų, 15 minučių pertrauka, tada 1 valanda nepertraukiamo darbo ir 15 minučių poilsio. Taip suplanuota darbo diena.

Nepamirškite apie savo spintelę ar archyvą, nes kiekvienas darbuotojas visada turi savo asmeninę bylą ar popierinį archyvą. Taip pat spintelėje galite laikyti asmeninius daiktus, kurių nenorėtumėte puikuotis. Kiekviena lentyna ir spintelė turi atlikti savo funkciją ir nesikirsti su kitais elementais. Taip bus patogiau dirbti su dokumentais ir įvairiais priedais.

Elektroninis dokumentų valdymas

Padarykite savo darbo, dokumentų, projektų, paslaugų informacijos, saugomos darbo kompiuteryje, atsargines kopijas ir išsiųskite jas į įmonės serverį arba debesies saugyklą.

Kiek energijos ir nervų žmonės išleidžia dėl prarastos informacijos! Kompiuteris sugedo, pakibo, kažkas netyčia ištrynė svarbius duomenis. Nekartokite jų klaidos ir pasidarykite atsargines kopijas. Neleiskite aplinkybėms valdyti jūsų ir jūsų darbo.

Nediekite nereikalingų programų, dauguma reikalingų operacijų atliekamos standartiniuose programinės įrangos paketuose. Jei laisvai mokate tam tikrą įrankį darbui, paprašykite vadovybės ar IT skyriaus jį įdiegti, pagrįsdami savo efektyvų darbą jame.

Kitas paprastas patarimas: pabandykite laikytis vieno dalyko savo elektroninėje erdvėje. Jei jums patinka „Yandex“paslaugos, rinkitės jas, jei „Google“paslaugos – dirbkite su jomis. Sužinosite visas stipriąsias ir silpnąsias įrankių puses, taip pat galėsite greitai sukonfigūruoti savo sistemą naujoje vietoje. Lenktynės dėl naujų programų ne visada pateisinamos.

Darbo vietoje sukurkite savo asmeninę paprastą elektroninę hierarchiją. Greitai turėtumėte rasti bet kurį savo seną dokumentą. Tai ypač svarbu, kai jums reikia skubiai ką nors išspręsti, o jūs pamiršote, kur ši informacija saugoma.

Nuskaitykite visus svarbiausius dokumentus. Daug darbinių konfliktų tarp skyrių kilo dėl pamestų svarbių popierių.

Planavimas

Ar pastebėjote, kad darbas kartais virsta netvarka: krūva užduočių, pokalbių, susitikimų, dokumentų tikrinimo. Ir tu čia sukasi be galo. Atrodo, kad dirbi, bet sunku tai pavadinti darbu. Už viso šito nematyti bendro vaizdo to, kas vyksta, ir tai yra viena iš šiuolaikinio produktyvumo problemų: veiksmų yra, rezultatai taip pat yra, bet jie nėra labai pastebimi rutinoje.

Norint to išvengti, būtina sudaryti dienos, savaitės ir net mėnesio užduočių ir veiklos planą.

Dauguma naudoja sąsiuvinius ar dienoraščius. Taip, tai gerai, bet popierius yra „laisvosios kreipties atmintis“, jame saugomas visas sklandumas, o pagrindinė informacija prarandama puslapių gausoje. Sąsiuvinis ar dienoraštis – jau archajiškas planavimo būdas. Dienoraštyje nematai viso įvykių vaizdo, nesuvoki, kada geriau daryti vieną, o kada kitą, taip pat gali praleisti kokį nors svarbų įvykį. Jokiu būdu negalima surinkti reikiamų duomenų ir atlikti išsamią analizę. Įsivaizduokite, kiek puslapių turite perversti, kad surinktumėte reikiamą informaciją.

Dabar yra daug programų ir internetinių paslaugų, skirtų jūsų darbo laikui organizuoti. Patikėkite, tai reikėtų daryti, jei norite dirbti produktyviai nepriklausomai nuo situacijos ir nuotaikos. Šiandienos darbų sąrašas yra susijęs su efektyviu užduočių ir laiko valdymu.

Konteksto planavimo sistemą naudoju Glebo Arkhangelskio Outlook aplinkoje. Kas man jame patinka: įrankio paprastumas ir efektyvumas, gerai žinoma aplikacija, kalendoriaus, užduočių ir pašto derinys vienoje informacinėje erdvėje, integracija su biuro programomis. Bet kuris darbuotojas per trumpą laiką gali būti apmokytas šios planavimo sistemos.

Štai keletas patarimų, kaip organizuoti savo darbo laiką:

• Planuokite lanksčiai, atsižvelgiant į kontekstą, o ne griežtai laike.
• Išmokite suprasti, kas svarbu, o kas ne.
• Lengvai susitaikykite su nereikšmingais reikalais.
• Vertinkite praleisto laiko kokybę, o ne patį laiką.
• Kai reikia, pasakykite „ne“sau ir kitiems žmonėms.
• Pradėkite dieną nuo sudėtingų ir nemalonių darbų.
• Planuodami užduotis ir projektus darbe, nustatykite jų terminus.

Galingas psichologinis triukas – perbraukti atliktą užduotį arba uždėti varnelę prieš ją. Tai suteiks jums papildomos vidinės energijos pasiekti puikių rezultatų. Pamatysite, kad viskas ne veltui.

Darbas su paštu

Kaip organizuoti darbą su paštu?

Pirmiausia turite su juo nustatyti veikimo laiką, kad sumažintumėte pertraukimų skaičių. Geriausia tai daryti ryte, kai pradeda formuotis užduotys, ir po pietų, kai reikia patikrinti, kaip viskas yra.

Antra, nereikėtų iš karto atsakyti į dviprasmiškus laiškus. Reikia viską apgalvoti: kreipimąsi, atsakymo konstravimą, papildomą informaciją. Stenkitės, kad subjektyvumas būtų kuo mažesnis. Pamirškite greitus atsakymus, kaip visi darydavo socialiniuose tinkluose.

Trečia, neperkraukite laiško teksto tik pačiam siuntėjui suprantama informacija. Pabandykite atsakyti trumpai ir glaustai, pasverdami kiekvieną žodį. Mūsų skaitmeniniame amžiuje tai labai svarbu: niekam neįdomu braidyti per unikalias išvadas.

Ir galiausiai nepamirškite apie etiketą: kreipimasis į gavėją, rašymo stilius, bylos informacija, kontaktinė informacija. Sužinokite, kaip parašyti laišką, analizuoti tai, ką parašėte, ir kaip pateikti paraišką.

Papildomas įrankis

Kitas dalykas, kuris padeda efektyviau dirbti, yra lenta. Nepakeičiamas įrankis, ypač kai skyriuje vyksta smegenų šturmas ar rimta problema su tarpiniais etapais.

Mano profesinėje karjeroje lenta buvo nepakeičiamas darbo aplinkos atributas. Tai taip pat naudinga taupant popierių. Nepatikėsite, kiek lapų išleidžiama aiškinant jūsų idėjas ir sprendimus.

Vizualinio mąstymo dėka (jį turi visi) žmonės gali kartu piešti lentoje, paaiškinti savo mintis ir pasiūlyti geriausius problemos sprendimus. Visi gali viską pamatyti ir suprasti.

Norėčiau pridurti, kad muzika man padeda darbe. Tai teigiamai veikia mano produktyvumą, ypač kai tenka dirbti su pasikartojančiomis užduotimis kompiuteriu arba rengti didelį dokumentų paketą. Apskritai gera pradėti rytą su pozityvia muzika. Tačiau neturėtumėte jo įjungti visiems, atminkite: dirbate ne vienas, kažkam muzika tik trukdys.