Kaip tinkamai deleguoti darbo užduotis

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Kategoriški įsakymai, nedėmesingumas darbuotojų interesams ir dėkingumo trūkumas nėra pats efektyviausias požiūris paskirstant užduotis komandoje.

Geras vadovas yra ne tas, kuris viską krauna ant savo pečių, o tas, kuris sugeba suburti stiprią efektyvią komandą ir kompetentingai paskirstyti pareigas, taip pat ir neplanuotas.

Delegavimas, tai yra užduočių delegavimas iš vieno darbuotojo kitam, padeda padidinti įsitraukimą į komandą, o vadovai, kuriems tai pavyksta, savo įmonėms vidutiniškai atneša 33% daugiau pajamų nei kiti.

Tačiau tiesiog pasakyti „daryk tai“yra neteisinga. Užsakymo tonas, prastai suplanuota užduotis, paaiškinimo trūkumas – visa tai gali sukelti atmetimą ir dėl to baigtis ne pačiu geriausiu rezultatu.

Harvardo verslo mokyklos ekspertė Lauren Landry kalbėjo apie taisykles, kurios padės efektyviai deleguoti ir pagerinti našumą.

1. Įvertinti darbuotojų galimybes

Yra užduočių, kurių negalima deleguoti. Pavyzdžiui, jie yra neatsiejama jūsų pareigų dalis. Arba kitas darbuotojas neturi žinių ir kvalifikacijos tokioms užduotims atlikti. Arba, atvirkščiai, jie yra daug paprastesni nei tie, kuriuos jis paprastai daro. Pavyzdžiui, prašyti pardavimų vadybininko ar auditoriaus surasti meistrą, kuris suremontuotų biuro kavos aparatą, būtų, švelniai tariant, nederama.

Apskritai, prieš ką nors patikėdami kam nors, turėtumėte savęs paklausti:

• Ar žmogus susidoros su šia užduotimi? Ar jis turi pakankamai laiko, ar tai trukdys vykdyti kitas pareigas?
• Ar darbuotojas turės pakankamai žinių ir įgūdžių? O gal reikia tiek laiko jį supažindinti, kad būtų lengviau tai padaryti pačiam ar susirasti kitą specialistą? Tarkime, jums reikia parengti ataskaitą apie komandos darbą įgyvendinant projektą, tačiau kolega, kuriam norite tai patikėti, niekada to nepadarė, o tai reiškia, kad verslas judės lėtai, su girgždėjimu ir jūs galite reikia viską daryti iš naujo.
• Ar ši užduotis padės darbuotojui patobulinti kai kuriuos įgūdžius, įgyti patirties? Tai neprivaloma, bet būtų puiku.
• Ar yra darbuotojas, kuris galėtų geriau susitvarkyti?

2. Stenkitės pritaikyti kiekvieno interesus ir poreikius

Pavyzdžiui, reikia organizuoti komandos formavimą visai komandai, tačiau tam nėra specialaus darbuotojo. Bet yra žmogus, kuris yra stiprus bendraujant ir norėtų įgyti renginių organizavimo, mokymų ir personalo valdymo patirties. Galite pasiūlyti jam šią užduotį.

Arba įmonė laikinai lieka be SMM specialisto, bet yra žmogus, kuris puikiai išmano socialinių tinklų algoritmus ir neprieštarautų išmėginti savo jėgas rinkodaros srityje.

Žinoma, tai ne visada įmanoma. Yra nuobodžių užduočių, kurios niekam nepatinka. Tačiau vis tiek nebus nereikalinga kritiškai vertinti komandą ir galvoti, kam galėtų būti naudinga nauja užduotis.

3. Teisingai nustatykite užduotį

Kreipdamiesi į darbuotoją paaiškinkite, kodėl užduotį norite patikėti būtent jam, kuo tai gali būti naudinga įmonei ir jam asmeniškai. Būtinai pagirkite ir išvardinkite jo stipriąsias puses, kurios turėjo įtakos jūsų pasirinkimui. Būk mandagus.

Išsamiai papasakokite apie užduotį. Turėkite aiškų tikslą ir laiko juostą. Pateikite visus reikalingus dokumentus ir kitą informaciją. Bus labai gerai, jei visos reikalingos medžiagos bus aiškios ir susistemintos, kad darbuotojui nereikėtų daug valandų skaičiuoti, kas yra kas.

4. Užtikrinti normalų bendravimą ir patogią atmosferą

Leiskite žmogui suprasti, kad visada galite padėti, pasiūlyti, atsakyti į klausimus. Įspėkite, kad jei jis dėl kokių nors priežasčių nesusitvarkys ar praleis terminą, jis galės su jumis pasikalbėti, o kartu ką nors sugalvosite.

Paklauskite, ko jam reikia, kad atliktų užduotį. Gali tekti suteikti jam papildomos informacijos arba, pavyzdžiui, atleisti nuo einamųjų reikalų.

Svarbu išlikti draugiškam, kad darbuotojas tikrai nedvejotų su Jumis susisiekti, jei kas nors nutiktų.

5. Būkite saugūs

Kai pats atliekate užduotį, visiškai kontroliuojate situaciją. Jei kas nors kitas imsis darbo, gali kilti milijonas problemų, dėl kurių rezultatai gali būti prasti arba praleisti terminai.

Iš anksto pagalvokite, ką darysite nepalankios įvykių raidos atveju. Būkite pasirengę patys atlikti užduotį arba greitai perduoti ją kam nors kitam.

Stenkitės šias situacijas traktuoti ne kaip nesėkmę, o kaip patirtį, kuri padės geriau suprasti savo komandą, jos galimybes ir organizuotumo lygį.

6. Būkite kantrūs

Taip, yra dalykų, kuriuos greičiau pasidaryti pačiam, nei kam nors patikėti, o vėliau skirti laiko atsakinėjant į klausimus ir stebint rezultatą.

Svarbu atminti, kad nesate žmonių orkestras, o efektyviam darbui reikia ugdyti savo komandą, suteikti darbuotojams galimybę daryti kažką naujo, tapti kompetentingesniems, mokytis, taip pat ir iš savo klaidų.

Tai reiškia, kad turite būti kantrūs, jei kas nors užduoda per daug klausimų arba susidoroja su užduotimi lėčiau, nei tikėjotės.

7. Duokite ir paprašykite atsiliepimų

Atlikę užduotį, būtinai pasakykite darbuotojui, kaip vertinate jo darbą: kas jums patiko ir už ką esate pasirengęs jį pagirti, kokius taškus būtų galima patobulinti, ką dėl to reikėtų padaryti ir į ką atkreipti dėmesį ateitis.

Būkite teisingi. Nekeikkite, nekelkite balso, nenuvertinkite ir nekritikuokite be priežasties. Būtinai pradėkite nuo pagyrimų, o tada švelniai pakalbėkite apie tai, ką reikia padaryti.

Jei užduotis žmogui buvo nauja ir sunki, paklauskite jo, kaip jis ją atliko. Kas buvo lengva, o kas ne, kas buvo įdomu ir kas visai nepatiko, kaip jis pats vertina rezultatą, ką norėtų tobulinti ir kaip planuoja tai padaryti.

8. Nepamirškite padėkoti

Ir ne tik vienas prieš vieną, bet ir viešai, ypač jei užduotis nebuvo lengva. Pagirkite žmogų prieš visą kolektyvą, duokite jam papildomą laisvą dieną, pažymėkite kaip geriausią darbuotoją, jei įmonė tai praktikuoja.

Be to, neturėtumėte pasisavinti kažkieno darbo vaisių. Užuot sakę „aš organizavau komandos formavimą“arba „parengiau ataskaitą“, verčiau pabrėžkite, kad viską ruošėte kartu ir kolega labai padėjo. Žmonės vertina tai, kad yra pripažinti už jų nuopelnus, todėl jie labiau įsitraukia ir yra lojalūs įmonei.