GTD sistema, įrodyta per ilgametę praktiką

2024 Autorius: Malcolm Clapton | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2023-12-17 04:04

Mūsų skaitytojas Olegas Bondarenko dalijasi savo patikrinta GTD sistema reikalams ir visam gyvenimui organizuoti. Ne paslaptis, kad apie GTD ir panašias mechanikas žinome beveik viską, tačiau retai kada sugebame jas naudoti ilgą laiką. Esame tikri, kad sėkmės istorija šioje srityje jus sudomins.

Toliau pateikiama asmeninio GTD diegimo santrauka, kuri išlaikė metų išbandymą. Galbūt kažkam tai padės.

Gaunamus darbus, idėjas, mintis skirstau taip:

• Ką galima iš karto užgrūsti kitam atlikėjui, tą iš karto sumetu. Pridedu priminimo užduotį „Patikrinti vykdymą“.
• Ką galima padaryti dabar per 5-15 minučių. Atsisėdu ir darau.
• Kas užima daugiau laiko arba negali būti padaryta dabar. Tai taip pat apima priminimo užduotis „Patikrinti projekto XXX būseną“. Iš karto įvedu jį į užduočių sąrašą savo telefone arba Google Tasks – viskas sinchronizuojama.
• Kas yra įdomu ir gali būti perspektyvu. Įmetu jį į Evernote krūvą. Peržiūriu maždaug kartą per savaitę, rūšiuoju pagal sąsiuvinius. Kažkas perauga į užduotis.

Daugiau informacijos apie 3 punktą.

Norint sėkmingai tvarkyti užduočių sąrašą, būtinas griežtas formalizavimas, sumažinant duomenų tvarkymo ir gavimo išlaidas. Tai pasiekiama tokiu būdu.

Kiekviena užduotis turi struktūrinį pavadinimą, pvz.: Projektas | Objektas | Veiksmas

Projektas - tai didelė užduočių grupė, sutrumpintas kodas, pvz., NAMAS, BIURAS, KLIENTAS1, … Kiekvienam projektui turėtų būti vidutiniškai 1-10 užduočių. Jei projekto užduočių nuolat yra daugiau, dalį skiriu papildomam projektui. Taigi užduočių grupavimas visada yra vieno lygio. Kaip parodė praktika, vizualesnis užduočių grupavimas kelių lygių medžio pavidalu iš tikrųjų be reikalo atima daug laiko ir sumažina motyvaciją efektyviai naudoti sistemą.

Užduočių paieška projekte atliekama naudojant pagrindines funkcijas: paieška arba rūšiavimas yra mano mėgstamiausias būdas.

Objektas - tai objektas ar asmuo, kuriam reikia atlikti veiksmą. Čia viskas paprasta.

Veiksmas - elementarus veiksmas, kuris turi būti atliktas per Objektą.

Kitas svarbus dalykas: kiekvienoje užduotyje yra terminas … Jei nesate tikri dėl užduoties termino, nustatykite dabartinę. Jei nustatysite dabartinę datą ir nieko daugiau nedarysite, rytoj užduotis bus vėluojamų atlikti darbų sąraše ir dėl jos turėsite priimti sprendimą. Pavyzdžiui, išimkite iš gyvenimo užrašus.

Kartais tam tikram Projektui atsiranda užduočių sąrašas, kurių atlikimo laikas ir seka šiuo metu nėra aiškūs. Šiuo atveju ieškau bendros formos užduoties: Projekto užduotys. Komentaruose surašau užduočių sąrašą. Laikui bėgant situacija aiškėja, kažkas išbraukiama, kažkas vykdoma, kažkas išauga į atskirą užduotį. Bet kokiu atveju, net iš tokio grupinio įrašo aš nustatau datą – kada reikia į ją kreiptis ir atlikti auditą.

Ir paskutinis dalykas. Mano praktikoje apytiksliai 50% užduočių neįvykdoma (arba negali būti įvykdytas) pasirinktą dieną. Daug kas nuo manęs nepriklauso. „Projekto būklės patikros“tipo užduotys paprastai yra ilgos ir reikalauja periodiško dėmesio. Kažkas tikslinama ir papildoma. Tokios užduotys nuolat atidedamos vėlesniam laikui. Tai normalu (beje, tai didžiulis elektroninių organizatorių pliusas). Rankinis darbas atidėti terminus taip pat naudingas ta prasme, kad kartais sukelia svarbių minčių.